v Fungsi Pesan Dalam Organisasi
Para ahli telah mengidentifikasi persepsi
mereka mengenai fungsi utama dari pesan dalam organisasi (goldhaber, 1986).
Menurut Han dan Katz ada empat fungsi utama dari pesan dari organisasi yaitu :
yang berkenaan dengan produksi, pemeliharaan, penerimaan dan pengelolaan
organisasi. Reddingmengemukakan pula bahwa
ada tiga alasan pengiriman pesan yaitu, untuk pelaksanaan tugas-tugas
dalam organisasi, untuk pemeliharaan dan untuk kemanusiaan.
Dari bermacam-macam pendapat di atas
kelihatan ada kecendrungan kesamaan dari tujuan atau fungsi dari pesan walaupun
dinyatakan dalam istilah yang berbeda. Di sini akan di bahas empat dari fungsi
pesan tersebut yaitu fungsi yang berhubungan dengan tugas-tugas dalam
organisasi, pemeliharaan organisasi, kemanusiaan dan pembaruan dalam
organisasi.
1.
Pesan tugas
Pesan tugas ini di maksudnya adalah
pesan-pesan yang berkenaan dengan pelaksaan tugas-tugas organisasi oleh anggota
organisasi. Pesan ini mencakup pemberian informasi kepada karyawan untuk
melakukan tugas mereka secara efisien, seperti aktivitas pemberian latihan
kepada karyawan, memberikan orientasi bagi karyawan baru, penentuan tujuan dan
aktivitas lainnya yang berkenaan dengan produksi, pelayanan pemasaran dan
sebagainya.
2.
Pesan pemeliharaan
Pesan pemeliharaan adalah pesan-pesan yang
berkenaan dengan kebijaksanaan dan pengaturan organisasi. Pesan tugas
berhubungan dengan isi dari auput sistem sedangkan pesan pemeliharaan
berhubungan dengan pencapaian dari output.
3.
Pesan kemanusiaan
Pesan ini berkenaan dengan hubungan
interpersonal, konsep diri, perasaan dan moral. Yang termasuk dalam kategori
pesan ini adalah penghargaan trhadap hasil yang dicapai oleh
karyawan,penyelesaian konflikantara individu atau kelompok, aktivitas informal
dan bimbingan.
4.
Pesan Pembaruan
Pesan pembaruan menjadikan organisasinya
dapat menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan yang terjadi dalam lingkungannya.
Untuk itu suatu organisasi membuat rencana-rencana baru, aktivitas-aktivitas
baru, program-program baru, dll. Rencana-rencana ini misalnya disampaikan pada
waktu pertemuan-pertemuan pemesahan masalah, pembuatan rencana dan pada waktu
rapat-rapat dengan anggota organisasi. Pesan yang di sampaikan itu termasuk
kategori pesan pembaruan.
v Jaringan Komunikasi
Organisasi adalah komposisi sejumlah
orang-orang yang menduduki posisi atau peranan tertentu. Di antara orang-orang
ini saling terjadi pertukaran pesan. Pertukaran pesan itu melalui jalan
tertentuyangdimanakan jaringan komunikasi. Suatu jaringan komunikasi berbeda
dalam besar dan strukturnya misalnya mungkin hanya di antara dua orang, tiga
atau lebih dan mungkin juga Siantar keseluruhan orang dalam organisasi. Bentuk
struktur dari jaringan itupun juga akan berbeda-beda.
Ada enam peranan jaringan
komunikasi yaitu :
a.
Opinionleader adalah pemimpin
informal dalam organisasi. Mereka ini tidaklah selalu orang-orang yang
mempunyai otoritas formal dalam organisasi tetapi membimbing tingkah laku
anggotaorganisasi dan mempengaruhi keputusan mereka.
b.
Gate Keepers adalah individu
yang mengontrol arus informasi di antara anggota organisasi. Mereka berada di
tengah suatu jaringan dan menyampaikan pesan dari satu orang kepada orang lain
atau tidak memberikan informasi.
c.
Cosmopolites adalah individu
yang menghubungkan organisasi dengan lingkungannya. Mereka mengumpulkan
informasi dari sumber-sumber yang ada dalam lingkungan dan memberikan informasi
mengenai organisasi kepada orang-orang tertentu pada lingkungannya.
d.
Bridge adalah anggota
kelompok atau klik dalam satu organisasi yang menghubungkan kelompok itu dengan
anggota kelompok lainnya. Individu ini membantu saling memberi informasi di
antara kelompok-kelompok dan mengkoordinasi kelompok.
e.
Liaison adalah sama
peranannya dengan Bridge tetapi individu itu sendiri bukanlah anggota dari satu
kelompok tetapi dia merupakan penghubung Siantar satu kelompok dengan kelompok
lainnya. Individu ini juga membantu dalam membagi informasi yang relevan di
antara kelompok-kelompok dalam organisasi.
f.
Isolate adalah anggota
organisasi yang mempunyai kontak minimal dengan orang lain dalam organisasi.
Orang-orang ini menyembunyikan diri dalam organisasi atau diasingkan oleh teman-temannya.
v Jaringan Komunikasi Formal
Bila pesan mengalir melalui jalan resmi yang
ditentukan oleh hierarki resmi organisasi atau oleh fungsi pekerjaan maka pesan
itu. Menurut jaringan komunikasi formal. Ada tiga bentuk utama dari arus pesan
dalam jaringan komunikasi formal yangmengikuti garis komunikasi seperti yang digambarkan
dalam struktur organisasi yaitu :
1.
Komunikasi
ke bawah
Komunikasi ke bawah menunjukkan arus pan yang
mengalir dari para atasan atau para pimpinan ke pada bawahannya. Pesan tersebut
biasanya berhubungan dengan pengarahan, tujuan, disiplin, perintah, pertanyaan
dan kebijaksanaan umum.
a.
Tipe komunikasi ke bawah
1). Instruksi tugas
Instruksi tugas/pekerjaan
yaitu pesan yang di sampaikan kepada bawahan mengenai apa yang diharapkan di
lakukan mereka dan bagaimana melakukannya. Pesan itu mungkin bervariasi seperti
perintah langsung, diskripsi tugas, prosedur manual, program latihan tertentu,
alat-alat bantu melihat dan mendengar yang berisi pesan-pesan tugas dan
sebagainya.
2). Rasional
Rasional pekerja adalah pesan yang
menjelaskan mengenai tujuan aktivitas dan bagaimana kaitan aktivitas itu dengan
aktivitas lain dalam organisasi atau objektif organisasi. Bila menganggap
bawahannya pemalas, atau hanya mau bekerja bila dipaksa maka pimpinan memberi
pesan yang bersifat rasional ini sedikit.
3). Ideologi
Pesan mengenai ideologi ini adalah merupakan
perluasan dari pesan rasional. Pesan ideologi mencari sokongan dan antusias
dari anggota organisasi guna memperkuat loyalitas, moral, dan motivasi.
4). Infarmasi
Pesan informasi di maksudkan untuk
memperkenalkan bawahannya dengan praktik-praktik organisasi,
peraturan-peraturan organisasi, keuntungan, kebiasaan dan data lain yang tidak
berhubungan dengan instruksi dan rasional.
5). Balikan
Balikan adalah pesan yang disampaikan berisi
informasi mengenai ketepatan individual dalam melakukan pekerjaan.
b.
Faktor yang mempengaruhi
komunikasi ke bawah
Arus komunikasi dari pada atasan kepada
bawahan tidaklah selalu berjalan lantar, tetapi dipengaruhi oleh berbagai
faktor antara lain sebagai berikut.
1). Keterbukaan
Kurangnya sifat terbuka di antara pimpinan
dan karyawan akan menyebabkan pemblokan atau tidak mau menyampaikan pesan dan gangguan
dalam pesan. Umumnya para pimpinan tidak begitu memperhatikan arus komunikasi
ke bawah.
2). Kepercayaan pada pesan
tulisan
Kebanyakan para pimpinan lebih percaya pada
pesan tulisan dan metode di fusi yang menggunakan alat-alat elektronik dari
pada pesan yang di sampaikan secara lisan dengan tatap muka.
3). Pesan yang berlebihan
Karena kebanyakan pesan-pesan dikirimkan
secara tertulis maka karyawan dibebani dengan memo-memo, buletin, surat-surat
pengumuman, majalah dan penyataan kebijaksanaan, sehingga banyak sekali
pesan-pesan yang harus dibaca oleh karyawan.
4). Timing
Timing atau ketepatan waktu
pengiriman pesan mempengaruhi komunikasi ke bawah. Pesan seharusnya dikirimkan
ke bawah pada saat saling menguntungkan kepada kedua belah pihak yaitu pimpinan
dan karyawan.
5). Penyaringan
Pesan-pesan yang di kirim kepada bawahan
tidaklah semuanya diterima mereka. Tetapi mereka saring mana yang mereka
perlukan.
c.
Penyempurnaan komunikasi ke
bawah
Karena adanya gangguan dalam
penyampaian pesan dari atasan kepada bawahan maka pimpinan perlu memperhatikan
cara-cara penyampaian pesan efektif. Davis (1976) memberikan saran-saran dalam
hal itu sebagai berikut.
1). Pimpinan hendaklah
sanggup memberikan informasi kepada karyawan apabila di butuhkan mereka.
2). Pimpinan hendaklah
membagi informasi yang dibutuhkan oleh karyawan. Pimpinan hendaklah membantu
karyawan merasakan bahwa di beri informasi.
3). Pimpinan hendaklah
mengembangkan suatu perencanaan komunikasi, yang sehingga karyawan dapat
mengetahui informasi yang dapat di harapkannya untuk di peroleh berkenaan dengan
tindakan-tindakan pengelolaan yang mempengaruhi mereka.
4). Pimpinan hendaklah
berusaha membentuk kepercayaan Siantar pengirim dan penerima pesan.
d.
Metode komunikasi ke bawah
Pace (1989) mengemukakan
empat klasifikasi metode untuk itu yaitu : metode lisan, tulisan, gambar dan
campuran dari lisan dan gambar. Untuk menentukan mana metode yang tepat
digunakan oleh pimpinan ada kriteria yang dapat di gunakan seperti berikut ;
1). Ketersediaan,
metode-metode yang sudah tersedia dalam suatu organisasi lebih cenderung untuk
digunakan.
2). Biaya, pertimbangan biaya
yang paling kurang akan cenderung dipilih untuk menyebarluaskan informasi yang bersifat rutin dan tidak
mendesak.
3). Dampak, metode yang
memberikan dampak atau kesan yang lebih besar akan saling dipilih atau
digunakan dari pada metode yang sedang atau kurang dampaknya.
4). Relevansi,metode yang
paling relevan dengan tujuan yang akan dicapai paling sering di pilih.
5). Respons, pemilihan metode
juga dipengaruhi oleh apakah respons terhadap informasi itu diinginkan atau
diperlukan.
6). Skil, metode yang paling
cocok digunakan adalah metode yang paling sesuai dengan skil si penerima dan si
pengirim.
2. Komunikasi ke Atas
Yang dimasuk dengan komunikasi ke atas adalah
pesan yang mengalir dari bawah kepada atasan atau dari tingkat yang lebih
rendah kepada tingkat yang lebih tinggi.
a.
Fungsi komunikasi ke atas
Komunikasi ke atas mempunyai beberapa fungsi
atau nilai tertentu. Menurut Place (1989) fungsinya adalah sebagai berikut :
1). Dengan adanya komunikasi
ke atas supervisor dapat mengetahui kapan bawahannya siap untuk diberi
informasi dari mereka dan bagaimana baiknya mereka mengirim apa yang
disampaikan karyawan.
2). Arus komunikasi ke atas
memberikan informasi yang berharga bagi pembuatan keputusan.
3). Komunikasi ke atas
memperkuat apresiasi dan loyalitas karyawan terhadap organisasi dengan jalan
memberikan kesempatan untuk menanyakan, mengajukan ide-ide dan saran-saran tentang
jalannya organisasi.
4). Komunikasi ke atas
membolehkan, bahkan mendorong desas-desus muncul dan membiarkan supervisor
mengetahuinya.
5). Komunikasi ke atas
menjadikan supervisor dapat menentukan apakah bawahan menganggap arti seperti
yang dia maksudkan dari arus informasi yang ke bawah
6). Komunikasi ke atas
membantu karyawan mengatas masalah-masalah pekerjaan mereka dan memperkuat
keterlibatan mereka dalam tugas-tugasnya dan organisasi.
b.
Apa yang seharusnya
dikomunikasikan ke atas
Bahwa supervisor dan pimpinan haruslah
mendapat informasi dari bawahannya mengenai hal-hal berikut:
1). Apa yang dilakukan
bawahan, pekerjaannya, hasil yang dicapainya, kemajuan mereka dan rencana masa
yang akan datang
2). Menjelaskan
maslah-masalah pekerjaan yang tidak terpesahkan yang mungkin diperlukan bantuan
tertentu.
3). Menawarkan saran-saran
atau ide-ide bagi penyempurnaan unitnya masing-masing atau organisasi secara
keseluruhan.
4). Menyatakan bagaimana
pikiran dan perasaan mereka mengenai pekerjaanya, teman sekerjanya dan
organisasi.
c.
Kesulitan mendapat informasi
ke atas
Hal-hal yang seharusnya di
sampaikan oleh karyawan kepada atasannya seperti yang di sebutkan di atas tidak
selalu menjadi kenyataan.
1). Kecenderungan karyawan
untuk menyembunyikan perasaan dan pikirannya.
2). Perasaan karyawan bahwa
pimpinan dan supervisor tidak tertarik kepada masalah mereka.
3). Kurangnya reward atau
penghargaan terhadap karyawan yang berkomunikasi ke atas.
4). Perasaan karyawan bahwa
supervisor dan pimpinan tidak dapat menerima dan merespons terhadap apa yang
dikatakan oleh karyawan.
d.
Faktor yang mempengaruhi
efektivitas komunikasi ke atas
Faktor-faktor yang mempengaruhi ini adalah :
1). Komunikasi ke atas lebih
mungkin di gunakan oleh pembuat keputusan pengelolaan, apabila pesan itu di
sampaikan tepat waktu.
2). Komunikasi ke atas yang
bersifat positif, lebih mungkin digunakan oleh pembuat keputusan mengenai
pengelolaan dari komunikasi yang bersifat negatif.
3). Komunikasi ke atas lebih
mungkin di terima, jika pesan itu mendukung kebijaksanaan baru.
4). Komunikasi ke atas
memungkinkan akan lebih efektif, jika komunikasi itu langsung kepada pemerima
yang dapat berbuat mengenai hal itu.
5. komunikasi ke atas akan
lebih efektif, apabila komunikasi itu mempunyai daya tarik secara intuitif bagi
penerima.
e.
Prinsip-prinsip komunikasi ke
atas
Prinsip-prinsip tersebut menurut planty dan
Machaver ( Place, 1989) adalah sebagai berikut:
1). Program komunikasi ke
atas yang efektif harus direncanakan.
2). Program komunikasi ke
atas berlangsung terus menerus.
3). Program komunikasi ke
atas yang efektif mengiakan saluran yang rutin.
Komentar
Posting Komentar